Privacy protocol

HLTV Juliana vindt het belangrijk om zorgvuldig met de persoonsgegevens van haar (oud-)leden, medewerkers en sponsors om te gaan. Om die reden heeft HLTV Juliana een privacyverklaring op de website geplaatst.

Omdat u als lid van de vereniging persoonsgegevens aan ons doorgeeft, heeft u volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de vereniging toestemming gegeven gegevens over u vast te leggen.

Privacyverklaring HLTV Juliana

Dit is de privacyverklaring van HLTV Juliana gevestigd te Hoorn NH, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40624046, hierna te noemen: `de Vereniging`.  

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in dit statement voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. De Vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van dit statement, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan: [email protected] 

Persoonsgegevens die wij verwerken

De Vereniging verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Bij de verwerking van persoonsgegevens is de Vereniginggebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. De Verenigingverwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • (Jeugd)leden en vrijwilligers van de Vereniging
  • Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij de Verenigingof ooit een lidmaatschap hebben gehad
  • Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres(sen)
  • Bondsnummer KNLTB
  • Speelsterkte enkel/dubbel
  • Soort lidmaatschap en over welke periodes
  • Functie(s) binnen de vereniging
  • Toegekende labels als Erelid, Lid van verdienste en of certificaat Verantwoord Alcohol Schenken behaald is.
  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op onze website of in de App aan te maken, in correspondentie en telefonisch
  • Bankrekeningnummer(s) 

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

De Vereniging verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:

  • (pas)foto 

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

De Vereniging verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Ledenadministratie
  • Contributieheffing en de administratie daaromtrent
  • Mogelijkheid geven tot inplannen bardiensten en kunnen oordelen of aan de verplichtingen op dit gebied zijn voldaan
  • Mogelijkheid geven tot afhangen (reserveren) speeltijd op een tennisbaan en kunnen analyseren van gebruik van de banen
  • Verzenden van onze nieuwsbrief
  • Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • Je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken op onze website 

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Door in te loggen op de website van de Vereniging met je account kun je de gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap van HLTV Julianaterugvinden en – deels - bewerken. Voor wijzigingen in niet zelf muteerbare gegevens kun je contact opnemen via [email protected]

De ledenadministratie, secretaris en penningmeester van de vereniging kunnen je gegevens – net als jijzelf zoals hierboven vermeld– muteren.

Binnen de vereniging kunnen je persoonsgegevens verder alleen worden geraadpleegd door medewerkers of functionarissen die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Denk hierbij aan de beheerder(s) bardienstrooster en de TC vanwege de competitie. 

Functionarissen van de Vereniging voor wie het noodzakelijk is om toegang te hebben tot de persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsverklaring afgegeven. 

Geautomatiseerde besluitvorming

De Vereniging neemt in enkele gevallen op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van de Vereniging) tussen zit. Een voorbeeld hiervan is het omzetten van een jeugdlidmaatschap naar een senior lidmaatschap op basis van de vastgelegde geboortedatum.  

Systemen waarin persoonsgegevens zijn opgenomen

De Vereniging gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen waarin persoonsgegevens zijn vastgelegd:

KNLTB.Club

Dit systeem bevat de ledenadministratie, afhangbord en (bar)dienstenplanner en kent een directe koppeling met onze website en ClubApp. Daarnaast worden een aantal primaire gegevens uitgewisseld met de KNLTB. De KNLTB verwerkt onder andere deze persoonsgegevens om uitvoering te geven aan het lidmaatschap bij de KNLTB en de tennisvereniging. Hoe de KNLTB omgaat met persoonsgegevens is terug te lezen in het Privacy Statement.

De volgende gegevens worden uitgewisseld: 

Persoonsgegevens:

  • Voorletters
  • Voornaam
  • Achternaam  
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Nationaliteit
  • Pasfoto

Adresgegevens:

  • Straat
  • Huisnummer
  • Postcode
  • Woonplaats

Abonnementen (lidmaatschappen):

  • Startdatum abonnement
  • Einddatum abonnement
  • Datum laatste wijziging van abonnement

Contactgegevens:

  • E-mailadressen
  • Telefoonnummers

Spelersprofiel:

  • Bondsnummer
  • Speelsterkte/rating enkel
  • Speelsterkte/rating dubbel

Rollen:

Alleen bondsrollen worden uitgewisseld.

Privacy Statement KNLTB.Club

ClubCollect

Dit systeem wordt gebruikt voor het factureren en innen van de contributie. Dit systeem kent een directe koppeling met KNLTB.Club.

Privacy Statement ClubCollect

Sponsit

Dit systeem bevat de gegevens m.b.t. onze sponsors & adverteerders, waaronder de contactgegevens van de contactpersonen. 

Privacy Statement Sponsit

MailChimp

Met dit systeem worden de nieuwsbrieven opgemaakt en verzonden. Hiertoe bevat dit systeem de naamgegevens en emailadres. Binnen een maand na verzenden van een nieuwsbrief worden deze persoonsgegevens verwijderd.

Verwerkersovereenkomst MailChimp

Flickr

In dit systeem zijn de foto’s opgeslagen, zodat deze via onze website kunnen worden getoond. Dit systeem bevat alleen de foto’s en verder geen persoonsgegevens. 

Privacy Policy Flickr

Dropbox

Dit systeem bevat documenten van de Vereniging, zodat ze gepubliceerd kunnen worden op onze website. Daarnaast worden hier documenten opgeslagen die voor functionarissen van de vereniging benaderbaar moeten zijn. Deze kunnen persoonsgegevens bevatten. Een voorbeeld hiervan zijn de certificaten Verantwoord alcohol schenken. 

Verwerkersovereenkomst Dropbox

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens

De Vereniging bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. 

Delen van persoonsgegevens binnen de vereniging

Wanneer wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt zijn, dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een verenigingsevenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. De Verenigingkan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen, anders dan de in dit statement genoemde partijen.

De website geeft na inloggen in Mijn Club de mogelijkheid gegevens van leden te raadplegen (ledenlijst). Indien ingelogd zijn de onderstaand gegevens zichtbaar voor leden:

  • Foto
  • Naam
  • Geboortedatum
  • Lidmaatschapsnummer
  • Adres
  • Emailadres(sen)
  • Telefoonnummer(s)

Voor zowel email als telefoon geldt dat leden zelf kunnen aangeven of deze geheim moeten zijn c.q. niet zichtbaar voor andere leden. 

Delen van persoonsgegevens met derden

De Vereniging verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst dan wel hebben wij het Privacy reglement van de betreffende organisatie beoordeeld om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. De Vereniging blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Momenteel kennen wij – beperkte - gegevensdeling met de volgende partijen:

  • KNLTB (via directe koppeling met KNLTB.Club, onze ledenadministratie)
  • LISA Ledenadministratie Systemen B.V. (ontwikkelaars KNLTB.Club, Afhangbord, ClubWebsite, ClubApp)
  • NLCollect B.V. (verwerking contributies via ClubCollect) 

De met deze partijen gesloten bewerkersovereenkomsten c.q. beoordeelde privacy verklaringen kunt u raadplegen op of via onze website. 

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

De website van de Vereniging gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door de Vereniging en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar [email protected]

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De Vereniging neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via [email protected]

Gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Indien je je als minderjarige wenst te registreren dien je hiertoe expliciete toestemming van je ouder of voogd te overleggen.

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via [email protected], dan verwijderen wij deze informatie. 

Wijziging van het privacy beleid

De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. De Vereniging raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de website te informeren. 

Contactgegevens

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de Vereniging wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Verantwoordelijke:      René Lieman

E-mail:                       [email protected]

Telefoonnummer:        06 - 48526993 

Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens.

Vragen?

logo

E-mail

[email protected]

Telefoon

0229-213777

Address

Blauwe Berg 33, 1625 NT HOORN
Post: Postbus 221, 1620 AE HOORN
Nederland